LCMS – не просто технология, а вопрос стратегической важности

Как правило, при составлении стратегии относительно учебных технологий, компании задаются такими вопросами:

1. Как использовать технологии для централизации обучения и обеспечения всеобщего к нему доступа?
2. Как обеспечить безопасный доступ к учебным курсам, очным и электронным?
3. Как организовать автоматический мониторинг и ведение отчетности об обучении?
4. Как следить за соответствием стандартам и за сроками сертификаций?
5. Как с помощью системы обучения управлять ресурсами – преподавателями, помещениями, оборудованием и так далее?

Все это важные тактические проблемы, требующие решения, но лишь некоторые из этих вопросов напрямую связаны с тем, чтобы системы обучения служили важным целям бизнеса. Для того чтобы эти системы стали по-настоящему важными, вопросы нужно задавать такие:

1. Как с помощью технологий сократить срок разработки обучения – от замысла до поставки?
2. Как ускорить срок достижения компетенций, чтобы повысить адаптивность организации к быстрым изменениям в бизнесе?
3. Как обучение можно применить для создания новых бизнес-возможностей?
4. Как использовать обучение для внедрения единых практик по всему предприятию в случае слияний и поглощений?
5. Как организовать повсеместное использование важнейшего контента по всей организации?
6. Как с помощью технологий выявлять и поддерживать экспертные знания, чтобы укреплять интеллектуальный капитал компании?
7. Как, с помощью обучения, напрямую способствовать лучшей производительности сотрудников, партнеров и потребителей?

Чтобы достичь большей прозрачности и подконтрольности, необходимо изменить парадигму обучения. И прежде всего, следует сместить акцент с применения технологий для автоматизации и администрирования обучения на стратегическую ценность самого учебного контента. Иными словами, модель обучения должна сосредотачиваться на его содержании.

Системы управления обучением используются как инструмент для поставки учебных заданий, управления обучением, хранения библиотеки готового контента, автоматической регистрации и слежения за обучением. Они обладают достаточным функционалом, чтобы поддерживать многие процессы, связанные с обучением, но вот сделать контент центром всего обучения они вряд ли способны.

Системы управления учебным контентом – LCMS – напротив, идеально подходят для реализации учебных стратегий с фокусом на содержании: они предоставляют множество методов для сбора контента, его организации и последующего использования для самых различных задач, в том числе – стратегической важности. Их можно использовать как в тандеме с LMS, так и отдельно, для быстрой разработки и распространения учебного контента.

Признавая стратегическую ценность учебного контента, необходимо и рассматривать его структуру и применение по-другому. Традиционно ценность, которую организация может извлечь из учебного контента, сводилась к структурированным учебным курсам, предназначенным для достижения тех или иных конкретных целей. Но модель обучения, основанная на центральной роли контента, позволяет применять его более разнообразно, в целях стратегической важности.

Сократить цикл разработки обучения

В условиях современного бизнеса перемены происходят постоянно. Давно остались в прошлом времена, когда специалисты по обучению могли позволить себе тратить месяцы на анализ, планирование, разработку, обкатку и поставку крупных, масштабных курсов. Рассмотрим нижеследующий пример.

Изменения, которые произошли в этой компании, не были мгновенными, и их нельзя было достичь одним только введением нового программного обеспечения. Необходимость успевать за скоростью изменений часто заставляет специалистов по обучению искать более эффективные методы работы. В конечном итоге им удалось обеспечить единство учебного контента на всем предприятии.

Ускорить срок достижения компетенций

Любой компании необходимо, чтобы обучение успевало за происходящими в ней изменениями. Для тех компаний, которые вместо модульного обучения все еще предпочитают создавать крупные курсы, эта проблема стоит еще острее, ведь обучение нужно доносить не только до сотрудников, но и до партнеров, дистрибуторов и даже потребителей. Практика показывает, что для максимального быстрого достижения необходимых компетенций лучше всего поставлять обучение в формате небольших целевых модулей. Это позволяет ускорить поставку контента, обеспечить своевременное обучение в оптимальном объеме, при этом включая в него специфические рабочие задания, и способствует повторному использованию контента с разными учебными целями и для разных аудиторий.

Рассмотрим практический пример:

Сочетание ускоренной разработки контента и ускоренного достижения полной производительности представляет собой самый прямой бизнес-эффект, который заключается в снижении затрат.

Новые возможности для бизнеса

Деловые единицы, как правило, условно делятся на «центры затрат» и «центры прибылей». Первые – это те части организации, которые требуют от организации расходов, но косвенно способствуют ее общей прибыльности, а вторые непосредственно создают для компании прибыль. Группы, ответственные за обучение, обычно относят к первой категории, и при возникновении сложностей они первыми испытывают на себе сокращения бюджетов и кадров, ведь доказать их прибыльность руководству довольно сложно.

Рассмотрим такой пример:

Этот пример говорит о том, что даже в трудные времена технологии, связанные с обучением, могут помочь решить специфические проблемы бизнеса и создавать для него новые возможности.

Переходное обучение при слияниях и поглощениях

В новостях мы то и дело читаем о новых слияниях и поглощения. Может ли стратегия обучения, сконцентрированная на контенте, облегчить их ход? Рассмотрим следующий пример:

Этот пример приведен в подтверждение стратегического значения подхода, сосредоточенного на контенте, но кроме того, компания, о которой идет речь, смогла сократить срок разработки обучения и достижения компетенций. LCMS стала важной для бизнеса системой.

Распространение контента по предприятию

Пример, приведенный ниже, показывает, что происходит, когда учебный контент распространяется по всему предприятию и к работе с ним привлекаются дополнительные группы сотрудников:

Выявление и сохранение экспертных знаний

Один из важнейших аспектов подхода, средоточием которого является контент, это планирование получения контента из разнообразных источников. В этом и состоит основная разница между стратегией, построенной вокруг LCMS, и административным, «LMS-ным» подходом. LMS прекрасно справляются с поставкой контента географически удаленным сотрудникам, но собирать от пользователей ценную информацию они не способны. Рассмотрим такой пример:

Этот пример – лишь один из многих. Если предметные эксперты будут хранить свои рабочие материалы в LCMS, то тем самым они создадут учебный контент. А для организаций это отличный шанс сохранить знания.

Семь шагов к стратегии, сконцентрированной на контенте

1 – Организовывать учебный контент сообразно целям бизнеса

Прежде всего, нужно собрать тот контент, который уже существует на рабочих компьютерах сотрудников и веб-серверах. Собрав весь возможный контент, можно соотносить его с различными учебными целями. Так, он может отбираться для определенной цели, того или иного отдела или группы, или для всего предприятия. Можно создать отдельные хранилища контента для каждой из этих целей.

LCMS идеально подходят для создания хорошо структурированных хранилищ. Среди их возможностей:

1. Сбор контента из различных источников. Все авторы контента могут использовать любые инструменты, которые им удобны – Word, PowerPoint, инструменты быстрой разработки, графические редакторы и так далее. Контент можно загрузить в систему откуда угодно, где есть доступ в Интернет.
2. Расстановка тэгов. Для оптимального поиска и возможности повторного использования можно применять тэги, ключевые слова, темы, указание автора и так далее.
3. Автоматический контроль над навигацией внутри всех курсов и учебных материалов.
4. Простота поставки. Предварительный просмотр и воспроизведение учебного контента. Сокращение срока поставки обучения. Например, внутренний контент можно использовать для обучения потребителей.
5. Классификация контента по методам поставки.

И это только часть полезных возможностей. При этом их реализация не занимает много времени. Недавнее исследование показало, что на внедрение LCMS и организацию хранилища учебного контента уходит 20-40 дней, в то время как внедрение LMS обычно занимает 120-180 дней.

2 – Рассматривать LCMS в качестве центра стратегии обучения, его разработки и поставки

Необходимо, чтобы все члены команды понимали стратегическую ценность контента. Следует проверять каждую новую инициативу, связанную с обучением, на соответствие целям бизнеса, отвечая себе на такие вопросы:

1. Можно ли сократить срок разработки проекта? Можно ли взять за основу уже существующие материалы?
2. Можно ли ускорить развитие компетенций? Провести оценку уже имеющихся знаний? Ускорить поставку, сделав некоторые модули обязательными, а некоторые – факультативными?
3. Открывает ли эта инициативы новые возможности для бизнеса? Можем ли мы сделать контент полезным и для партнеров и потребителей?
4. Нельзя ли воспользоваться контентом, который есть у других подразделений компании? Чем мы с ними можем помочь друг другу?
5. Можно ли создать такой контент, который будет использоваться и для очного, и для электронного обучения? И чтобы его можно было синхронизировать со слайдами, учебниками и прочими печатными материалами?
6. Какие лучшие практики, процедуры и политики, которые будут полезны для бизнеса в целом, мы можем выявить?

Оптимальным будет использовать как LMS, так и LCMS, но больше полагаться на последнюю, так как это даст больше возможностей объединить учебные цели со стратегическими.

3 – Обучение должно быть модульным

Вот несколько преимуществ модульного контента:

• Небольшие модули можно компоновать и использовать непосредственно, не создавая при этом отдельный курс.
• Пункты содержания курса можно делать ссылками на соответствующие модули.
• Их можно быстро и удобно обновлять.
• 5-15-минутные модули прекрасно подходят для введения и заключения в электронном курсе.
• С педагогической точки зрения, модули могут иметь дискретные учебные цели, а скомпонованные вместе, выступать как составляющие конечной учебной цели.

4 – Обучение должно приближать точку достижения полной производительности

У модульного обучения есть и еще одно преимущество – такой контент можно использовать в качестве части более крупного, структурированного курса, или для быстрой поддержки производительности. Любой необходимый контент, в рамках описываемого подхода, уже хранится в LCMS, и чтобы обеспечить обучение по требованию, нужно просто предоставить его работнику. При этом любые в контенте автоматически сохраняются системой.

5 – Изучать показатели, которые отражают сокращение срока разработки обучения, и подвергать их бенчмаркингу

Чтобы собрать эти показатели, для начала нужно оценить время, ушедшее на разработку 10 последних учебных проектов. Эти данные можно будет потом сравнить с теми, что будут получены после перехода к сконцентрированной на контенте стратегии. При этом может обнаружиться, что на первоначальную разработку времени уходит все так же много, но на обновление контента и его поставку для различных целей – гораздо меньше. Этому способствует повторное использование модулей контента.

6 – Изучать показатели, которые отражают сокращение срока достижения необходимых компетенций, и подвергать их бенчмаркингу

Если вам необходимо убедительно доказать влияние обучения на производительность, то лучше этих показателей вам ничто не поможет достичь этой цели. Они же продемонстрируют и стратегическую ценность учебного контента. Если вы сможете показать, что обучение поставляется с максимальной эффективностью, не отвлекая сотрудников от их основных обязанностей, то систему обучения признают одной из важнейших для бизнеса. LCMS может отображать, как ликвидируются пробелы в умениях, и сколько времени работники тратят на обучение. Так что вы сможете говорить об эффекте обучения совершенно уверенно. Кроме того, м помощью модульного обучения можно оказывать целевую поддержку производительности.

7 – Добивайтесь многократного и всестороннего использования контента

Из всех рассмотренных нами примеров видно, что одной только правильной организации контента еще не достаточно. Нужно, чтобы вся команда, отвечающая за обучение, признала стратегическую ценность контента и пользовалась всеми возможностями, чтобы убедить в этом организацию. Например, возможность добиться дополнительных прибылей, применив уже имеющийся внутренний контент для обучения партнеров и потребителей, может быть неочевидной. Так расскажите о ней руководству и станьте пионером изменений.

В примере с банками тот факт, что в компьютерных системах уже хранятся сведения о лучших практиках, политиках и процедурах, мог бы и остаться незамеченным, если бы руководству на это не указал кто-то из специалистов по обучению. А в случае с компанией – производителем ПО кто-то подал идею собирать контент по подразделениям.

Наверняка у вас тоже найдется, какой полезный совет можно дать своей организации на этот счет.

Технологии LMS и LCMS могут гораздо больше, чем просто автоматически администрировать обучение. Чем больше применений им будет найдено, тем выше станет их стратегическое значение. Но чтобы это случилось, компаниям нужно научиться применять эти технологии на благо своего бизнеса, а не для обучения ради самого обучения.

Bryan Chapman

Источник: A Chapman Alliance White Paper/April 2009

Переведено специально для Smart education