Решения SharePoint приходят на помощь бизнесу

вторник, 13 января 2015
Аватар пользователя Анна Ломакина
13 января 2015, Анна Ломакина

В настоящее время процесс информатизации затронул абсолютное большинство сфер человеческой деятельности. Даже организации, отличающиеся своей консервативностью, признают, что без вмешательства ИТ-технологий поддерживать процессы уже не получается. Поэтому в сегодняшней статье я расскажу, о том какие решения SharePoint, помогут наладить документооборот и автоматизировать деятельность компании в целом.

 

1. Корпоративный портал на базе продукта Microsoft SharePoint

На сегодняшний день портал Microsoft SharePoint, поистине, самый действенный инструмент для координации работы внутри организации. Многие платформы не могут похвастаться столь мощной функциональностью и адаптируемостью к нуждам пользователя.
В то время как решения SharePoint позволяют создать корпоративный веб-сайт, который станет единым центром сбора и обработки корпоративной информации, и что самое главное автоматизирует основные процессы компании. Более того, данное решение SharePoint позволяет существенно упростить процесс обмена информацией как внутри организации, так и вне ее.

Решения SharePoint помогут, если вам необходимо:
• Повысить производительность сотрудников;
• Автоматизировать рутинную административную деятельность;
• Организовать быстрый поиск корпоративных данных;
• Сформировать и укрепить корпоративную культуру компании;
• Повысить уровень знаний сотрудников.

Спектр пользователей такого портала очень широк. Это не только все сотрудники организации, пользующиеся персональным компьютером, но и клиенты, партнеры, поставщики, которые также могут получить доступ к данным.

Корпоративный портал даст вам постоянный доступ к информации о сотрудниках, подразделениях, текущих и архивных проектах, регламентах. Не имеет значения, что именно вы ищите – дату рождения коллеги, приказ, техническое задание по проекту или должностную инструкцию, все это вы можете найти, воспользовавшись навигацией и запросив необходимые права доступа.

 

2. Электронный документооборот на базе платформы SharePoint

Данное решение призвано справляться с базовыми задачами любой организации: автоматизации обработки входящей и исходящей корреспонденции, согласование и утверждение внутренних документов. Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) осуществляется с учетом всех нюансов и особенностей процесса обработки бумаг в вашей компании.

Главные преимущества решения SharePoint:
• Автоматизация всех типовых процессов документооборота;
• Удобство использования и дружественный интерфейс;
• Безопасность хранения файлов;
• Вовлеченность в процесс удаленных офисов.

Пользователями решения SharePoint являются абсолютно все сотрудники компании, работающие на персональных компьютерах и те же внешние партнеры, клиенты и поставщики, которым необходим доступ к данным. Уровень доступа зависит от должности и нужд сотрудника.

Если говорить о ключевых возможностях решения Электронный документооборот, то безусловно стоит выделать следующие:
1. Наличие электронного архива позволит вам не только сэкономить место в шкафу, но и организовать поиск нужных бумаг в кратчайшие сроки.
2. Разграничение прав доступа для сотрудников разных уровней позволит защитить конфиденциальные документы.
3. С момента формирования документа до переноса в архив система дает возможность отслеживать его текущий статус и ответственных за согласование лиц.
4. Рабочие процессы позволяют работать с файлами нескольким сотрудникам одновременно.
5. На протяжении всего жизненного цикла документа его отредактированные версии сохраняются и остаются доступны для просмотра.

 

3. Решение SharePoint Электронный архив

Архив - это средство хранения бесчисленного количества устаревших бумаг и документов прошлых лет, которые могут понадобиться в будущем. Создание Электронного архива SharePoint – лучшая альтернатива громоздким бумажным архивам. Система делает процесс регистрации входящие корреспонденции очень быстрым. Она является незаменимым помощником при сдаче отчетности, а главное повышает информационную защищенность компании.

Данное решение SharePoint незаменимо для организаций, в которых административная деятельность ведется частично удаленно, регулярно проходят камеральные проверки и аудит, необходим постоянный доступ к документам прошлых лет, а также ограничено пространство офисной площади.

Основными пользователями данного решения SharePoint являются:
• Бухгалтерия, финансовые отделы, казначейства;
• Отделы внутреннего контроля и аудиторские компании;
• Уполномоченные сотрудники проверяющих налоговых органов.

У Электронного архива есть множество плюсов, среди которых:
• Надежность хранения;
• Быстрый поиск файла по ключевым параметрам;
• Распределение прав доступа для документов всех уровней конфиденциальности;
• Возможность работы с архивом для сотрудников удаленных подразделений.

Решение SharePoint Электронный архив позволяет хранить в офисе только бумажные документы текущего периода, в то время как все остальные будут доступны в цифровых версиях. Все файлы, хранящиеся в архиве можно выгрузить и записать локально или на флеш-накопитель, что крайне удобно.
Решения SharePoint в первую очередь предназначены для повышения эффективности персонала, обеспечения непрерывного доступа к информации для сотрудников, совместной работы с документами внутри и вне организаций.

SharePoint - это простое и надежное решение автоматизации, которое позволяет полностью сфокусироваться на главном: повышении конкурентоспособности, росте производительности компании и увеличения прибыли.